ABL Contract Approval System

Contract Approval System adalah solusi berbasis web yang dikembangkan untuk Asian Bulk Logistic (ABL), dirancang untuk menyederhanakan dan mengamankan proses persetujuan kontrak perusahaan. Sistem ini memastikan setiap kontrak mengikuti jalur otorisasi yang benar, meminimalkan kesalahan manusia, serta meningkatkan tata kelola dan efisiensi secara keseluruhan.

Fitur Utama

1. Pohon Persetujuan yang Telah Ditetapkan

Untuk mengurangi risiko kesalahan dalam pemilihan pihak yang menyetujui, sistem ini menggunakan pohon persetujuan yang telah ditentukan untuk setiap jenis kontrak. Hal ini memastikan seluruh proses persetujuan mengikuti hierarki yang benar dan mematuhi kebijakan perusahaan sebelum kontrak disahkan.

2. Aturan Persetujuan Dinamis

Pohon persetujuan dapat dikonfigurasi secara otomatis berdasarkan beberapa parameter:

• Perusahaan – setiap entitas perusahaan dapat memiliki struktur persetujuannya sendiri

• Departemen – setiap departemen dapat mengikuti hierarki persetujuan yang berbeda

• Nilai Kontrak – kontrak dengan nilai lebih tinggi dapat memerlukan tingkat otorisasi tambahan

Fleksibilitas ini memastikan alur persetujuan selalu sesuai dengan aturan organisasi dan batasan keuangan yang berlaku.

3. Saran Persetujuan yang Dapat Disesuaikan oleh Pengguna

Meskipun sistem secara otomatis memberikan saran pohon persetujuan, pengguna tetap memiliki fleksibilitas untuk memilih atau menghapus pihak tertentu sebelum mengirimkan permintaan. Hal ini memungkinkan penyesuaian bila diperlukan, sambil tetap menjaga kepatuhan terhadap struktur yang telah ditentukan.

4. Notifikasi Otomatis

Sistem mengirimkan notifikasi real-time kepada pihak berikutnya yang perlu menyetujui melalui email dan/atau WhatsApp, memastikan proses persetujuan tidak tertunda. Pihak yang menyetujui akan menerima tautan langsung untuk meninjau, menyetujui, atau menolak kontrak, sehingga mempercepat waktu respon dan meningkatkan akuntabilitas.

Manfaat

• Meminimalkan kesalahan manusia dalam pemilihan pihak penyetuju

• Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan persetujuan perusahaan

• Mempercepat proses persetujuan kontrak dan pengambilan keputusan

• Memberikan visibilitas dan jejak audit penuh atas riwayat persetujuan

• Mengurangi hambatan dengan notifikasi dan eskalasi instan

Teknologi yang Digunakan

• Backend: Ruby on Rails

• Frontend: HTML, CSS

• Database: MySQL

• Integrasi: Email (SMTP API) dan WhatsApp API

• Mesin Alur Kerja: Logika persetujuan berbasis aturan kustom

Tujuan

Contract Approval System membantu organisasi untuk mendigitalisasi dan mengontrol alur kerja persetujuan kontrak, memastikan setiap kontrak ditinjau oleh pihak yang tepat sesuai aturan yang telah ditentukan — sekaligus tetap memberikan fleksibilitas dan kecepatan melalui antarmuka yang ramah pengguna dan notifikasi instan.